PERSONAL DATA FROM THE VINCI TRAVEL SECURITY APP
Version 2.0 – 17/06/2024
As part of the Platform, personal data is collected and processed for corporate accounts by VINCI SA, the home division and the company, and for accounts sponsored by VINCI SA, the home division and the sponsor's company, in their capacity as data controller.
1. Purposes, basis for processing the data collected and retention periods
Your data may be collected for the purposes, legal bases and retention periods described below.
Purpose : Management of your account on the application, namely: subscription and distribution of country alerts, mission statement, check-in, panic alert, responses to "How are you?"
Legal basis: Legitimate interest in offering an application relating to security and country information.
Personal data processed: Surname, first name, email, telephone, home entity, telephone characteristics, subscription to country alerts, geofencing if authorised by the user, travel dates, place of accommodation, geolocation (panic alert, check-in, How are you and geolocation in the background)
Retention periods:
- Your personally identifiable information is retained for as long as your account is active.
- Broadcast country alerts: duration of subscription or presence in the country
- Mission Statement: 2 years from the end of the mission
- Geolocation data following a check-in, panic alert, background geolocation or how are you: 3 months
Purpose : Geolocation (geolocation is automatically sent when using the Check-in, Panic Alert and "How are you" response features)
Legal Basis for Processing: Consent
Personal data processed: Surname, first name, telephone number, email, geolocation
Shelf life: 3 months
2. Recipients of the data
The data collected is intended for the exclusive use of VINCI's authorised persons for the performance of their duties.
User-defined emergency responders are recipients of panic alerts only.
The data is for purely internal use and is not subject to any communication, transfer or disclosure to third parties. Only data related to the registration of trips is transferred to the subcontractor GARDAWORLD.
The geolocation map visualization data is provided by GOOGLE.
The data is also accessible, within the strict framework of its missions, to the subcontractor in charge of hosting and maintaining the platform.
3. Security and privacy of your data
VINCI is committed to working to ensure the security and confidentiality of the data processed on the VINCI TRAVEL SECURITY application, in accordance with the state of the art. Measures are being taken to ensure that the associated service providers are involved in this security.
The sponsored user creates their own password. It is strongly recommended to use a rich set of characters (lowercase, uppercase, numbers, special signs), to use at least ten characters, to change your password regularly.
The user is responsible for all elements enabling secure access to the VINCI TRAVEL SECURITY application. Under no circumstances should this data be communicated to third parties. The user undertakes to immediately inform the administrator of the VINCI TRAVEL SECURITY application of any unauthorised use of their password or account (travelsecurity@vinci.com).
Each user of the VINCI TRAVEL SECURITY application is aware that they are also a key element of security and is called upon to ensure the protection of the access rights entrusted to them and to report any incident that may affect the security of the VINCI TRAVEL SECURITY application and the data hosted therein.
4. Your rights / Contact
In accordance with the applicable regulations, you have the right to access, rectify, oppose and delete your personal data. You have the right to set guidelines regarding the fate of your personal data after your death. You can also object to the processing of your data or request its limitation and/or lodge a complaint with the CNIL.
You can exercise your rights and ask us about the processing of your personal data by contacting VINCI by e-mail at the following e-mail address: contact.dpo@vinci.com or by post at the following address: DPO VINCI, 1973 Boulevard de la Défense, 9200 Nanterre, France.
If, after contacting us, you believe that your data protection rights have not been respected, you can file a complaint with the CNIL.
DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DE L’APPLICATION VINCI TRAVEL SECURITY
Version 2.0 – 17/06/2024
Dans le cadre de la Plateforme, les données personnelles sont collectées et traitées pour les comptes corporate par VINCI SA, le pôle de rattachement et l’entreprise, et pour les comptes sponsorisés par VINCI SA, le pôle de rattachement et l’entreprise du sponsor, en leur qualité de responsable de traitement.
1. Finalités, fondements du traitement des données collectées et durées de conservation
Vos données peuvent être collectées pour les finalités, les bases légales et les durées de conservation décrites ci-dessous.
Finalité : Gestion de votre compte sur l’application à savoir : abonnement et diffusion d’alertes pays, déclaration de mission, Check in, Alerte panique, réponses aux « How are you ? »
Base Juridique : Intérêt légitime à proposer une application portant sur la sûreté et l’information pays.
Donnés personnelles traitées : Nom, prénom, courriel, téléphone, entité de rattachement, caractéristique du téléphone, abonnement aux alerte pays, geofencing si autorisé par l’utilisateur, dates de voyage, lieu d’hébergement, géolocalisation (alerte panique, check-in, How are you et géolocalisation en arrière-plan)
Durées de conservation :
- Vos données d’identification personnelles sont conservées le temps durant lequel votre compte est actif.
- Diffusion d’alertes pays : durée de l’abonnement ou de présence dans le pays
- Déclaration de mission : 2 ans à compter de la fin de la mission
- Données de géolocalisation à la suite d’un check-in, alerte panique, géolocalisation en arrière-plan ou how are you : 3 mois
Finalité : Géolocalisation (la géolocalisation est automatiquement envoyée lors de l’utilisation des fonctionnalités de Check-in, Alerte panique et réponse à un « How are you »)
Base Juridique du Traitement : Consentement
Donnés personnelles traitées : Nom, prénom, coordonnées téléphoniques, courriel, géolocalisation
Durée de conservation : 3 mois
2. Destinataires des données
Les données collectées sont destinées à l’usage exclusif des personnes habilitées de VINCI pour l'exercice de leurs missions.
Les intervenants d’urgence définis par les utilisateurs sont destinataires des alertes paniques uniquement.
Les données sont à usage purement interne et ne font l’objet d’aucune communication, cession ou divulgation à des tiers. Seules les données liées à l'enregistrement des voyages sont transférées au sous-traitant GARDAWORLD.
Les données de visualisation cartographique de la géolocalisation sont fournies par GOOGLE.
Les données sont également accessibles, dans le strict cadre de ses missions, au sous‑traitant en charge de l’hébergement et de la maintenance de la plateforme.
3. Sécurité et confidentialité de vos données
VINCI s’engage à œuvrer pour assurer la sécurisation et la confidentialité des données traitées sur l’application VINCI TRAVEL SECURITY, dans l’état de l’art. Des mesures sont prises pour que les prestataires associés soient acteurs de cette sécurisation.
L’utilisateur sponsorisé créé son propre mot de passe. Il est fortement recommandé d’utiliser un jeu enrichi de caractères (minuscules, majuscules, chiffres, signes spéciaux), d’utiliser dix caractères au moins, de changer régulièrement de mot de passe.
L’utilisateur est responsable de tous les éléments permettant l’accès sécurisé à l’application VINCI TRAVEL SECURITY. En aucun cas ces données ne devront être communiquées à des tiers. L’utilisateur s’engage à informer immédiatement l’administrateur de l’application VINCI TRAVEL SECURITY de toute utilisation non autorisée de son mot de passe ou de son compte (travelsecurity@vinci.com).
Chaque utilisateur de l’application VINCI TRAVEL SECURITY est conscient qu’il est également un élément capital de la sécurité et est appelé à veiller à la protection des droits d’accès qui lui ont été confiés et de signaler tout incident pouvant affecter la sécurité de l’application VINCI TRAVEL SECURITY et des données qui y sont hébergées.
4. Vos droits / Contact
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, et de suppression de vos données personnelles. Vous avez le droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données ou en demander la limitation et/ou introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Vous pouvez exercer vos droits et nous interroger sur le traitement de vos données personnelles en vous adressant à VINCI par e-mail à l’adresse électronique suivante : contact.dpo@vinci.com ou par courrier à l’adresse suivante : DPO VINCI, 1973 Boulevard de la Défense, 9200 Nanterre.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.